Kleinunternehmerregelung 2026 – Schwellenwerte, E-Rechnung und neue Klarstellungen
Auch bei der Kleinunternehmerregelung 2026 gelten die mit dem Jahressteuergesetz 2024 reformierten Schwellenwerte: 25.000 Euro Nettoumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro Nettoumsatz im laufenden Jahr. Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, endet der Kleinunternehmerstatus sofort ab diesem Umsatz (sogenannter Fallbeileffekt). Neu sind insbesondere die im BMF-Schreiben vom 18. März 2025 niedergelegten Klarstellungen, die Sonderregelung für Rechnungen nach § 34a UStDV sowie der weitere Stufenplan für die E-Rechnung. Für Kleinunternehmer entscheidend: Sie sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können.
Was regelt § 19 UStG?
- 19 UStG regelt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Seit der Neufassung zum 1.1.2025 sind die Umsätze nicht mehr lediglich „von der Erhebung ausgenommen“, sondern ausdrücklich steuerbefreit (§ 19 Abs. 1 UStG). Praktisch bedeutet das: Kleinunternehmer weisen gegenüber Kunden keine Umsatzsteuer aus, geben keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab und führen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist in der Regel nicht mehr abzugeben (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG), Sonderfälle (z. B. Reverse-Charge nach § 13b UStG, innergemeinschaftlicher Erwerb) bleiben aber zu beachten.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung ist keine Rechtsform, sondern eine steuerliche Wahlmöglichkeit. Sie steht grundsätzlich Unternehmen offen, die die Umsatzgrenzen einhalten – unabhängig von der Rechtsform. In der Praxis besonders relevant:
- Freiberufler (z. B. Designer, Texter, Coaches)
- Gewerbetreibende (Einzelunternehmen)
- GbR
- OHG, KG, GmbH & Co. KG
- GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Theoretisch ist die Regelung auch für AG oder KGaA denkbar, in der Praxis aber eher selten anzutreffen.
Welche Schwellenwerte gelten 2026?
Die mit dem Jahressteuergesetz 2024 zum 1.1.2025 eingeführten Grenzen gelten 2026 unverändert weiter. Maßgeblich ist der Nettoumsatz nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung):
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro netto
- Laufender Jahresumsatz: maximal 100.000 Euro netto
Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort ab dem Umsatz, der die Grenze reißt („Fallbeileffekt“). Eine Umsatzprognose für das laufende Jahr ist nicht mehr erforderlich; eine Übergangsfrist oder Schonregelung für den Rest des Jahres gibt es nicht.
Hinweis für Neugründungen: Laut BMF-Schreiben vom 18.3.2025 ist im Gründungsjahr ausschließlich die 25.000-Euro-Grenze maßgeblich – nicht die 100.000 Euro. Eine Umrechnung auf einen Jahresgesamtumsatz erfolgt nicht mehr.
Beispiel aus der Praxis
Ein Kleinunternehmer hat im Vorjahr 24.000 Euro Nettoumsatz erzielt und plant für das laufende Jahr mit 95.000 Euro Nettoumsatz. Er kann die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Im laufenden Jahr läuft das Geschäft besser als erwartet. Im September erreicht er 99.999 Euro Nettoumsatz. Der nächste Umsatz, der die Grenze von 100.000 Euro überschreitet, fällt in vollem Umfang unter die Regelbesteuerung. Ab diesem Zeitpunkt muss der Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen, abführen und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
- Keine Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen – Wettbewerbsvorteil, sofern die Kundschaft überwiegend nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist (z. B. Privatkunden, Ärzte, Versicherungen, Bildungseinrichtungen)
- Vereinfachte Buchhaltung – keine Voranmeldungen, kein Umsatzsteuerausweis
- Vereinfachte Rechnungsstellung nach § 34a UStDV – weniger Pflichtangaben (siehe unten)
- Befreiung von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen (§ 34a Satz 4 UStDV)
- Geringerer administrativer Aufwand insgesamt
Bei Geschäftskunden, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, fällt der Wettbewerbsvorteil weg. Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, freiwillig zur Regelbesteuerung zu optieren.
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
- Kein Vorsteuerabzug – aus Eingangsrechnungen kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden
- Investitionen sind brutto belastend, weil die enthaltene Umsatzsteuer nicht erstattet wird
- Sofortwechsel zur Regelbesteuerung beim Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze – ohne Schonfrist (Fallbeileffekt)
- 5-Jahres-Bindung beim freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
- Vorsteuerkorrektur nach § 15a UStG kann beim Wechsel der Besteuerungsform anfallen
Vereinfachte Rechnungsstellung nach § 34a UStDV
Mit der Reform wurde erstmals eine eigene Sonderregelung für Rechnungen von Kleinunternehmern eingeführt. Die Pflichtangaben sind reduziert. In einer Kleinunternehmer-Rechnung müssen enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Entgelt für die Leistung in einer Summe
- Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer
Nicht erforderlich: Fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt).
Hinweis auf die Steuerbefreiung: Laut BMF-Schreiben vom 18.3.2025 ist eine umgangssprachliche Formulierung ausreichend. Bewährte Formulierungen:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
- „Steuerfreier Kleinunternehmer.“
Achtung – unrichtiger Steuerausweis: Weist ein Kleinunternehmer in einer Rechnung dennoch Umsatzsteuer aus, gilt dies seit 2025 als unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG (vorher § 14c Abs. 2 UStG). Eine Berichtigung ist jetzt einfacher möglich – das Risiko bleibt aber bestehen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) gilt auch die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis.
EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG): Umsätze im EU-Ausland
Seit dem 1.1.2025 können in Deutschland ansässige Unternehmer die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten in Anspruch nehmen (§ 19a UStG). Voraussetzungen:
- Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das BZSt-Onlineportal
- Kleinunternehmer-Identifikationsnummer („EX-Nummer“) wird vom BZSt erteilt
- EU-weite Umsatzgrenze: Gesamtjahresumsatz innerhalb der EU darf 100.000 Euro im Vorjahr und im laufenden Jahr nicht überschreiten
- Nationale Umsatzgrenzen des jeweiligen Mitgliedstaates müssen zusätzlich eingehalten werden
- Quartalsweise Umsatzmeldung an das BZSt – elektronisch, auch als Nullmeldung
- Meldung bei Überschreitung der 100.000-Euro-EU-Grenze innerhalb von 15 Werktagen über das BZSt-Onlineportal
Die nationale Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG) sind unabhängig voneinander anwendbar.
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung)
Wer hohe Vorsteuerbeträge geltend machen möchte oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden leistet, kann freiwillig zur Regelbesteuerung optieren (§ 19 Abs. 3 UStG). Wichtige Eckpunkte:
- Frist: Bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres – z. B. für das Kalenderjahr 2026 bis zum 28. Februar 2028.
- Bindung: 5 Jahre – ein rückwirkender Widerruf ist nicht möglich.
- Formfrei: Eine formlose schriftliche Erklärung gegenüber dem Finanzamt genügt.
- Konkludenter Verzicht: Wer eine Umsatzsteuererklärung mit USt-Ausweis abgibt, erklärt damit konkludent den Verzicht – ebenfalls 5 Jahre bindend.
Sonderfrist 2024: Auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für das Jahr 2024 kann noch bis zum 31. Dezember 2026 verzichtet werden. Wer rückwirkend für 2024 zur Regelbesteuerung wechseln möchte, sollte diese Frist im Blick behalten.
Rechtsquellen und aktuelle Verwaltungsanweisungen
- 19 UStG – Kleinunternehmerregelung (Neufassung durch JStG 2024)
- 19a UStG – Besonderes Meldeverfahren für EU-Kleinunternehmer
- 34a UStDV – Vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinunternehmer
- 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 18.3.2025 (BStBl 2025 I S. 742) – Anwendungsschreiben zu §§ 19, 19a UStG
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – aktualisiertes Anwendungsschreiben zur E-Rechnung